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185 三、電話的禮儀

隨著社會轉型,人際往來頻繁,「電話」已成為現代人聯絡、溝通的重要管道。但是,有的人往往在接聽電話時,一聽到不喜、不悅、不順的語氣或事情時,就會摜電話,絲毫不考慮這一摜,把功德、人緣、善因、好感都摜掉了,因此,如何善用「電話」以成功的拓展人際關係,甚至開創事業,這也是生活於現代社會的人們必須學習的。使用電話的禮儀,條列如下:

1.電話鈴響,要儘快拿起話筒;聽到對方聲音,應先報上自己的姓名或機關名稱,並禮貌性的問候「您好」或「您早」等。

2.如果電話響過三聲才接,要說:「對不起,讓您久等。」

3.欲了解對方的身分,應禮貌的問:「請問您是哪一位?」

4.通話中,遇有聽不清楚時,應說:「對不起,聽不清楚,可否請您再說一次,謝謝。」

5.通話中,遇有急事,應說:「對不起,臨時有急事,我會再跟您聯絡。」

6.轉接電話,應問清對方所說的話,再將電話轉給另一方,如此,可減輕對方因電話轉接而不斷重複相同的內容。

7.接聽電話,如果沒有徵求受話人的同意,最好不要回答「在」或「不在」,只要說「請稍等一下」即可。

8.電話中雖看不到對方的表情,但仍必須保持面帶微笑,同時講電話的聲音要清晰、平和,語調要誠懇、謙虛。

9.電話中,詢問受話人在不在時,應先說出自己的姓名。

10.當受話者外出時,應請留言,記下對方的姓名、電話、是否回話等,或聽明轉告。

11.受別人之託傳達重要事件時,應主動說出自己的姓名。

12.辦公時間內,避免打私人電話。

13.借用他人電話,應先徵得對方同意,使用後應向對方道謝。

14.使用電話以三分鐘為限,不可在電話中聊天或交談過久,以免占用線路。

15.受話完畢,打電話的一方應等對方掛電話後,方可輕輕掛下話筒。如果打電話的一方是長輩,則應由長輩先掛下電話。

16.使用電話,聲音不宜過高,以不干擾別人為原則。

17.在會議、法會中,應將行動電話關機,以免干擾他人。

18.打電話時,應說明己方姓名,如撥錯號碼,宜表示歉意。

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