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196 八、書信的禮儀

科技文明日新月異,人際間的溝通透過電話、電報或傳真機的傳送,既方便又快捷,書信的往來彷彿有被這些新興科技產物取代的趨勢。然而,事實上,書信並未隨著文明的演進而被淘汰,因為任何大小事情均可藉由書信來表達,無論是否同住,都可利用書信連繫,許多不便直接陳述的事情,利用書信表達,將較為婉轉妥切,因此書信的效用仍有其不可替代的存在價值。

寫信的目的在敘事達意,因此,行文要切合格式,措辭用字宜力求簡練明晰,尤應了解套用語句及應酬語的含義,使字裡行間自然流露出真摯的情感。本篇就書信的結構、書寫要領、書信的摺法和信封的書寫等基本常識及應注意事項,一一說明。

(一)書信的結構及書寫要領

書信的結構包括三個部分:前文、正文、後文。

1.前文:包括稱謂語、提稱語、啟事敬辭、起首應酬話。

(1)稱謂語:寄信人在書信的開端對受信人的稱呼,即為稱謂語。稱謂語要切合收信人與寄信人雙方的關係,是信函中最重要的地方,既不可省,更不能錯用。如「父親大人」、「意公吾師」。

(2)提稱語:緊接在稱謂語下,是表示對受信人的禮貌,以及請求查閱的意思,又稱敬稱語或知照敬辭。如「膝下」、「尊前」。

(3)啟事敬辭:緊接在提稱語下,作為正文的發語辭。現多不用。如「敬稟者」、「敬啟者」。

(4)起首應酬語:應切合受信人與寄信人之間的關係及情景,表現出真摯的情感,恰當生動。如「叩別慈顏,時保孺慕」。

2.正文:是書信的主旨所在,不能輕忽草率,凡敘事、論理、說情,必須文字通順,層次分明,具體扼要地將自己的感情、思想、意見表達與對方知悉,才算達到了寫信的目的。若信件內容含糊其辭,不知所云,則易讓人發生誤解。

3.後文:包括結尾應酬語、結尾敬辭、署名、署名之敬辭、日期等。

(1)結尾應酬語:這是書信結尾的應酬話,不外含有候覆、盼禱、致歉、保重之類的話。套用這些語句時,應適合受信人與寄信人之間的關係。運用得宜,可增添書信的力量,不當套用,不免貽笑大方。

(2)結尾敬辭:作為結束上文的敬辭。結尾敬辭可分為兩部分,一為敬語,如「肅此」、「謹此」、「耑此」、「草此」之類,敬語如用來申訴自己的情意,對信中已表示過的事做個綜合收尾時,稱為「申悃語」,如用以請對方收鑒,與申悃語具有連帶關係,並可連起來用的敬語則稱為「請鑒語」。一為請安語,如對父母,用「敬請 福安」、「跪請 金安」;對親友長輩或長官,用「敬請 崇安」、「祇請 鈞安」,對師長,用「敬請 道安」、「敬叩 鐸安」;對平輩,用「順頌 時祺」、「祇頌 台安」等。

(3)署名:書信在正文寫完之後,必須在左方下端簽署寄信人的姓名。在信末具名時,一般對家屬及至親好友,只寫名不寫姓,對普通朋友應寫姓名。署名的右上角要加上自己和受信人關係的稱謂,這個稱謂必須和起首的稱謂相呼應,如對父母,用「兒」,「女」,對長輩用「晚」,對平輩用「弟」、「妹」,對晚輩兒女用「父」、「母」、「愚」等。

(4)署名下敬辭:在署名下須再加敬辭,如對尊長,用「頂禮」、「敬稟」;對長官用「敬呈」、「敬上」;對老師用「敬叩」、「敬上」;對平輩用「敬啟」、「謹啟」、「謹上」、「合十」;對晚輩用「手書」、「手啟」、「手泐」。

(5)日期:在署名敬辭的右下方用略小的字體寫下寫信的日期,以表示書信的時效。一般僅寫月日,有時年月日可全寫,甚至加上時間。遇有節氣或特殊日子時,亦可加寫,如「端午節」、「中秋節前一日」。

(6)附候語或補述語:在書信末尾另行補註,除非事實上的需要,否則宜避免之。對於內文未述及而必須補充的事情,可在署名之後,另起一行書寫,稱為「補述語」。「附候語」則是附筆問候的意思,也要另起一行書寫。

(二)書寫信封應注意事項

1.字體:應力求工整,絕不可潦草,尤其寫給尊長,最好用正楷書寫。

2.地址:受信人地址及寄信地址均應書寫清楚,不可省略,尤其寄掛號信及限時專送時,寄信人應將地址、姓名詳細寫明,以備無人收信時退回,避免誤事。

3.姓名:受信人姓名應寫在信封上長方形框格內,首字不可低於受信人地址的首字。寄信人姓名亦應寫明,尤其是寄掛號信及限時專送信件。不過一般平郵信件多將其簡略化,只寫姓。

4.受信人稱呼:書寫受信人稱呼,佛教徒可寫「居士」、「大德」,亦可視受信人的身分而定,如「同學」、「老師」、「法師」、「師父」等,然對於政府官員及具有相當社會地位的人則應把受信人的官銜及職稱與姓名一併寫出。

5.收啟字:收啟字因受信人與寄信人之間的關係不同而有所分別。對尊親屬如祖父母、父母可以用「安啟」,對有官銜者可以用「勛啟」,與大德通信應寫「慈展」、「尊啟」、「道啟」等,對老師可以用「道啟」,對長輩可以用「賜啟」,對尊長及長官可以用「鈞啟」,對平輩則用「大啟」、「台啟」、「惠啟」,對於晚輩可以用「台展」、「台覽」、「收啟」、「親展」或「啟」,如屬機密性書信,不願別人窺看的,則可用「親啟」、「親鈞啟」,或「密啟」。然而寄明信片時,則無開啟的動作,所以對受信人只能用「台收」、「收」。

6.郵票:郵票的黏貼並無定則,不過郵票和圖案多為我國的風光寶物、先哲名賢、名畫典故,應將其正貼,若是貼倒或貼歪,還是不妥。

7.封緘字:在寄信人的署名下則用「緘」或「寄」字,對長輩用「謹緘」、「謹寄」。如果寄明信片時,由於沒有封閉(緘)的動作,所以只能用「寄」。

8.託人帶信:在信封長方框外右側寫「敬請」或「敬煩」,然後空一字,寫出「吉便帶交」或「轉交」、「轉致」、「轉陳」、「轉呈」、「攜交」、「面呈」、「面陳」、「面致」等字樣。在長方框外左下角寫「〇〇〇拜託」、「〇〇〇敬託」等字樣,並附月日。

若在「敬煩」或「敬請」字上加註寄交者的姓名及稱呼,其首字不得低於受信者姓名首字。

9.請對方送信人帶回的信:在信封長方框右側寫「藉復」或「藉陳」,「回文」、「回陳」等字樣。在長方框外左下角寫「名內具」,受信人是尊長時則改作「名內肅」。

(三)摺信法

過去對於信紙的摺法十分考究,現在則比較不重視,但仍應把信摺疊整齊,放入信封時,使稱謂語在上方,靠向封口,當受信人啟封時,可以先看到稱呼他的稱謂語。

附對佛教人士尺牘稱謂表



1.與大德通信,稱呼當尊之以「長老」。自稱「學人」、「弟子」、「學生」、「門徒」、「三寶弟子」皆可,信封面應寫「慈展」、「道啟」等字。

2.儘量尊稱大德字號,不全稱名諱,或以上下一字稱之。

3.若為在家眾,則尊稱為「居士」。

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