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204 九、便條的禮儀

便條是簡便的字條,也可以說是一種變式的書信。

今之社交應酬,除應用電話、傳真、書信往來溝通外,很多時候必須親自走訪,當面商議決定。但抵達目的地後,並不一定能見到所要會見的人,對方或許因事外出,或許另有他事,短時間內不能會面,此時訪客又不便久候,只好留置名片,並在名片背面留言。

然而名片背面空間有限,雖簡明扼要,有時並無法表明必要的意思,所以可能就地取出任何一張可以寫字的紙條留言,以表達來訪目的,或擇時再會,此為便條的由來。

由於「便條」書寫簡便,已成為今人最常用的一種應用文,其撰寫的方法及注意事項如下:

(一)撰寫便條的方法

便條的書寫不同於書信,以簡明扼要為重。

1.「開頭應酬」、「啟事敬辭」,甚至「稱謂及敬稱語」等,均可省略。但對交誼深厚及熟悉的親友,便條開始可寫「稱謂及敬稱語」,或僅寫「稱謂」,在稱謂下加冒號。

2.「正文」,為便條書寫的目的所在,可直接敘述。

3.「文後應酬話」及「結尾敬辭」,則看情形而定,如空間許可,最好一併寫上,以表尊重、謙虛。

4.「署名」、「日期」等應儘量齊備。對不熟悉的親友留置便條,文末如僅署名,無法表明自己的身分、職務、官銜,事實上也不便在便條紙上寫自己的職位官銜,此種情形,須同時留置印有職位官銜的名片,名片正面,名字的右上方寫自稱語,名字下方寫禮辭,名片左上方寫「敬陳〇〇先生台鑒」等語,注意「〇〇先生台鑒」須另起一行。

(二)注意事項

便條是簡便的字條,也可以說是一種變式的書信。

今之社交應酬,除應用電話、傳真、書信往來溝通外,很多時候必須親自走訪,當面商議決定。但抵達目的地後,並不一定能見到所要會見的人,對方或許因事外出,或許另有他事,短時間內不能會面,此時訪客又不便久候,只好留置名片,並在名片背面留言。

然而名片背面空間有限,雖簡明扼要,有時並無法表明必要的意思,所以可能就地取出任何一張可以寫字的紙條留言,以表達來訪目的,或擇時再會,此為便條的由來。

由於「便條」書寫簡便,已成為今人最常用的一種應用文,其撰寫的方法及注意事項如下:

(一)撰寫便條的方法

便條的書寫不同於書信,以簡明扼要為重。

1.「開頭應酬」、「啟事敬辭」,甚至「稱謂及敬稱語」等,均可省略。但對交誼深厚及熟悉的親友,便條開始可寫「稱謂及敬稱語」,或僅寫「稱謂」,在稱謂下加冒號。

2.「正文」,為便條書寫的目的所在,可直接敘述。

3.「文後應酬話」及「結尾敬辭」,則看情形而定,如空間許可,最好一併寫上,以表尊重、謙虛。

4.「署名」、「日期」等應儘量齊備。對不熟悉的親友留置便條,文末如僅署名,無法表明自己的身分、職務、官銜,事實上也不便在便條紙上寫自己的職位官銜,此種情形,須同時留置印有職位官銜的名片,名片正面,名字的右上方寫自稱語,名字下方寫禮辭,名片左上方寫「敬陳〇〇先生台鑒」等語,注意「〇〇先生台鑒」須另起一行。

(二)注意事項

1.對於新交或尊親長輩,若非不得已,儘量避免使用便條。

2.撰寫時,文字簡明扼要得體,字體不潦草,使人容易閱讀為要。

3.紙張不可太小,以免容易遺失而未傳到對方手中。

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